Questions

Non. Les e-mails et les courriers de Reprobel sont en effet authentiques. Ils sont toujours signés par notre CEO (Jean-Paul Langhoor – Beitia) ou notre Head Licensing, Legal & International (Kurt Van Damme). Ils contiennent également suffisamment d’éléments permettant de vérifier la fiabilité de nos communications. Comme il existe une obligation légale de déclaration pour la reprographie, il est préférable de lire attentivement nos e-mails ou nos courriers.

La Belgique compte plus d’un million d’entreprises et d’institutions publiques. Reprobel contacte environ un cinquième de ces entreprises/institutions pertinentes en fonction de leur secteur d’activité et de leur effectif. En principe, nous ne contactons pas les entreprises de la catégorie la plus basse (par exemple, le commerce de détail et l’horeca) qui emploient moins de 5 personnes, de sorte qu’elles sont de facto exemptées de l’obligation de déclaration. Les entreprises et institutions couvertes par un accord de groupe ou par un accord sectoriel avec paiement centralisé en rapport avec bizili (le nouveau nom de la licence combinée de Reprobel), nous ne les contactons pas non plus. Il peut également arriver qu’un courrier de Reprobel ne soit pas correctement adressé ou que notre e-mail atterrisse dans un dossier spam. En principe, nous écrivons à toutes les entreprises et institutions pertinentes pour les informer de leur déclaration annuelle à Reprobel.

Reprobel peut vérifier légalement votre déclaration. Pour la reprographie, il peut s’agir, par exemple, de l’obtention d’informations auprès de votre organisation ou du fournisseur/de la société de location de vos photocopieurs ou imprimantes, ou d’une expertise légalement réglementée, dont le coût peut, dans certains cas, être à votre charge. Pour l’utilisation numérique d’œuvres protégées (si vous ne souscrivez pas à bizili, le nouveau nom de la licence combinée de Reprobel), il peut s’agir par exemple d’un questionnaire détaillé sur la reproduction/communication numérique de ce type d’œuvres dans votre organisation, sur la manière dont vous contrôlez cela en interne et sur les licences dont vous disposez. Reprobel dispose également d’agents assermentés qui peuvent effectuer des constatations sur place dans votre organisation et rédiger un procès-verbal à preuve du contraire. Les déclarations de reprographie tardives ou manifestement incorrectes font l’objet de sanctions légales telles qu’une majoration du tarif par page. Pour les infractions au droit d’auteur dans le monde numérique, la sanction est généralement un multiple de la rémunération normale de licence.

Comme nous contactons votre organisation sur la base d’une obligation légale de déclaration annuelle pour la reprographie, nous ne pouvons en principe pas vous désinscrire de notre base de données. Si vous n’utilisez pas d’œuvres externes protégées par le droit d’auteur (numérique + papier), et si Reprobel l’accepte, nous essayons de limiter autant que possible la communication avec votre organisation.

Nous écrivons aux entreprises et aux institutions publiques dans la langue de la Région ou de la Communauté dans laquelle se trouve leur siège social (pour la Région de Bruxelles-Capitale, par défaut en français). Toutefois, sur le portail de déclaration, vous pouvez choisir la langue dans laquelle votre organisation souhaite être contactée par Reprobel (néerlandais, français ou allemand). Votre personne de contact pour la déclaration sur le portail peut choisir sa propre langue pour cette déclaration. La langue de la déclaration sur le portail n’est donc pas nécessairement la même que celle dans laquelle nous vous contactons.

Reprobel n’offre des licences de droits d’auteur qu’aux utilisateurs professionnels et non aux consommateurs. Nous obtenons les données de votre entreprise ou institution à partir des banques de données de l’ONSS (entités avec personnel) ou de la Banque Carrefour des Entreprises (indépendants sans personnel). Pour garantir la qualité de vos données, nous consultons parfois aussi des bases de données telles que Trends Top. Vous pouvez à tout moment vérifier vos données et, le cas échéant, les adapter dans votre profil client sur le portail de déclaration. L’obligation légale de déclaration pour la reprographie est la base juridique du traitement de vos données professionnelles. Nous ne partageons jamais vos données avec des tiers, sauf si nous sommes légalement obligés de le faire. Si nous devons néanmoins traiter les données de « personnes physiques » identifiables dans le cadre de leurs données professionnelles (par exemple, une adresse e-mail professionnelle dans laquelle votre nom est identifiable), nous respectons le GDPR et les réglementations nationales à cet égard. Vous pouvez consulter notre politique de confidentialité ici.

bizili couvre (outre les photocopies et les impressions) les formes les plus courantes de reproduction et de communication numériques de textes et d’images protégés par le droit d’auteur dans le très large répertoire national et international de Reprobel. Concrètement, il s’agit de copies numériques à partir d’Internet ou d’une boîte mail, de la communication numérique interne à votre organisation, de la communication numérique externe si elle se fait 1-to-1 of 1-to-few, de l’archivage numérique, des présentations internes (en présentiel ou en ligne), des citations numériques et des scans dans les limites de la licence. bizili ne couvre pas la publication sur un site web public ou sur les réseaux sociaux (bien qu’un simple lien vers l’œuvre source soit autorisé), et la diffusion externe 1-to-many, comme les bulletins d’information et les communications promotionnelles. bizili ne couvre pas non plus l’utilisation d’œuvres protégées pour lesquelles une licence distincte est proposée (par exemple, pour les bases de données scientifiques ou juridiques et les bases de données photographiques, pour l’utilisation structurelle d’articles de presse via License2Publish ou Copiepresse, ou pour l’utilisation de partitions musicales via SEMU). Vous trouverez de plus amples informations sur la large couverture de licences de bizili et un modèle de contrat de licence avec les conditions de licence à l’adresse suivante : www.bizili.be.

Non. bizili règle l’utilisation des textes et des images (dans tous les genres : littérature professionnelle, scientifique, éducative, fiction et non-fiction, bandes dessinées, photos, cartoons, illustrations, citations, œuvres artistiques visuelles, paroles de chansons, journalisme, …) des plus de 60.000 auteurs belges et des plus de 400 maisons d’édition belges affiliées à Reprobel. Mais bizili, c’est aussi un répertoire quasi mondial d’œuvres sources étrangères. A cet effet, Reprobel a conclu plus de 40 accords de représentation avec des organisations partenaires étrangères. La liste des accords internationaux de Reprobel se trouve ici.

Beaucoup moins que vous ne le pensez. Les indépendants sans personnel paient un maximum de 52 EUR par an, les entreprises de moins de 5 personnes en ETP paient un maximum de 98 EUR. Les entreprises de plus de 5 personnes en ETP paient une rémunération administrative de base de 29 EUR et, en plus, une rémunération de 14, 20 ou 29 EUR par ETP pertinent (essentiellement leurs employés) par an, en fonction de leur catégorie tarifaire. Les institutions publiques paient un maximum de 17 EUR par ETP pertinent (en principe, leurs fonctionnaires et employés) par an. Les montants indiqués s’appliquent à partir de l’année de référence 2023 et s’entendent hors TVA au taux réduit de 6 % pour les droits d’auteur. Les tarifs de bizili peuvent être consultés sur le site www.bizili.be. Si vous êtes membre d’une des nombreuses fédérations sectorielles ayant conclu un accord sectoriel avec Reprobel, vous bénéficiez d’une réduction intéressante sur le tarif bizili. La liste des accords sectoriels est également disponible sur le site web thématique de bizili.

Les tarifs de bizili sont basés sur la grille standardisée officielle établie par arrêté ministériel pour la reprographie. Pour la couverture numérique supplémentaire étendue de bizili, une majoration objective a été appliquée aux montants de cette grille standard, en fonction de la catégorie tarifaire.

La tarification de bizili est basée sur quatre catégories tarifaires : trois pour le secteur privé et une pour le secteur public. La répartition en catégories tarifaires a été déterminée objectivement sur la base d’études d’utilisation, des contrats de licence individuels conclus par Reprobel et d’accords sectoriels. Vous trouverez un aperçu de ces catégories tarifaires sur le site www.bizili.be (‘combien coûte…’). Vous pouvez également y lire ce qu’est un « ETP pertinent » dans le secteur privé (en principe vos employés, bien que des dérogations motivées soient possibles) et dans le secteur public (en principe vos employés et les fonctionnaires, bien que des dérogations motivées soient possibles).

bizili offre une large couverture de licence pour les formes les plus courantes de reproduction/communication numérique et pour les reproductions sur papier des textes et images protégés par le droit d’auteur dans le répertoire national et international de Reprobel. bizili ne couvre toutefois pas l’utilisation d’œuvres protégées pour lesquelles une licence distincte est proposée. Ce type de licence individuelle est toutefois assez limité. Pour de nombreuses utilisations d’œuvres protégées, aucune licence distincte n’est proposée et bizili offre une large couverture supplémentaire. Le tarif bizili tient compte de la complémentarité de la couverture des licences.

Vous êtes une grande entreprise ou une institution publique comptant plus de 100 employés/fonctionnaires au niveau du groupe sur le territoire belge ? Dans ce cas, comme presque toutes les grandes entreprises et institutions belges, il est préférable d’opter pour un accord de groupe bizili. Cet accord de groupe remplace les déclarations individuelles sur le portail par chaque entité du groupe, réduit considérablement la charge administrative et peut être adapté à votre organisation (par exemple, facturation centralisée ou facturation séparée par entreprise du groupe). Si vous êtes intéressé, vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact en ligne. Vous trouverez ce formulaire de contact dans tous nos canaux de communication. Si vous êtes membre d’une fédération sectorielle qui organise et paie bizili de manière centralisée pour tous ses membres, nous ne vous contacterons plus individuellement tant que l’accord sectoriel est d’application. La liste des accords sectoriels se trouve sur le site www.bizili.be. Nous contactons individuellement les autres entreprises et institutions pertinentes (des moyennes entreprises aux indépendants sans personnel) pour leur déclaration annuelle à Reprobel sur le portail. Sur le portail de déclaration, vous pouvez vous souscrire à bizili comme l’une des options de déclaration. Toutefois, vous ne pouvez faire une déclaration sur le portail que pour le numéro d’entreprise pour lequel nous vous contactons. Si vous souhaitez déclarer pour plusieurs entreprises ou institutions avec un numéro d’entreprise distinct, vous pouvez en faire la demande via notre formulaire de contact.

Reprobel a déjà conclu plus de 50 accords sectoriels relatifs à bizili (le nouveau nom de la licence combinée). La liste des accords sectoriels est disponible sur le site www.bizili.be. En tant que membre d’une telle fédération sectorielle, vous bénéficiez d’une réduction intéressante sur le tarifi bizili. Vous recevrez alors de votre fédération un code promo annuel pour votre déclaration individuelle sur le portail à Reprobel. Vous introduisez ce code lors de votre déclaration et la réduction sectorielle est automatiquement répercutée sur votre facture. Si votre organisation sectorielle paie de manière centralisée pour tous ses membres, nous ne vous contacterons plus individuellement.

Le législateur a supprimé la redevance sur les appareils de reprographie fin 2016. Vous n’avez donc plus payé de redevance Reprobel sur les appareils depuis cette date. Vous ne devriez également plus voir cette rémunération sur les factures d’achat ou de location de copieurs et d’imprimantes tout-en-un que vous avez commencés à utiliser à partir du 1er janvier 2017. Vous ne payez donc pas deux fois Reprobel.

Si vous optez pour la déclaration de reprographie, plus limitée, pour vos seules reproductions sur papier d’œuvres protégées, vous ne devez évidemment pas payer cette rémunération si vous ne disposez pas d’une photocopieuse ou d’une imprimante. Vous pouvez introduire une « déclaration zéro » à cet effet sur le portail de déclaration. Attention : le fait que vous ne disposiez pas d’une photocopieuse ou d’une imprimante n’a aucune importance pour l’utilisation numérique d’une œuvre protégée par le droit d’auteur. Vous pouvez facilement régler cette utilisation numérique via bizili, le nouveau nom de la licence combinée de Reprobel. Reprobel peut contrôler votre déclaration et des sanctions sont prévues en cas d’infraction au droit d’auteur dans le monde numérique.

Les entreprises et les institutions publiques ne paient Reprobel que pour leurs employés sur leur propre payroll, et non pour leurs fournisseurs externes, tels que les consultants et les indépendants. Vous devez donc payer vous-même la rémunération à Reprobel si vous utilisez des œuvres protégées par le droit d’auteur. Par ailleurs, ce principe s’applique également aux employés d’une entreprise ou d’une institution qui sont mis temporairement à la disposition de leurs clients. Là aussi, c’est l’entreprise ou l’institution qui détache qui paie, et non l’entreprise ou l’institution où ces employés effectuent des missions temporaires.

Pour les reproductions sur papier d’œuvres protégées que vous réalisez ou faites réaliser dans l’environnement de bureau externe, ce prestataire de services paie normalement la rémunération de reprographie à Reprobel. Vous ne devez donc plus régler vous-même cette rémunération avec Reprobel. En revanche, le hub ne règle pas votre utilisation numérique d’œuvres protégées par le droit d’auteur. Si vous utilisez des œuvres protégées de manière numérique (citations numériques, reproduction, communication, présentation, …), il peut être judicieux de souscrire à bizili, le nouveau nom de la licence combinée de Reprobel. Pour l’utilisation numérique d’une œuvre protégée, vous êtes donc vous-même responsable.

Si vous n’utilisez pas d’œuvres protégées au sein de votre société de patrimoine ou de management, vous ne devez évidemment pas payer pour ces œuvres. Cette règle s’applique toutefois (en cas d’utilisation d’œuvres protégées) à votre société d’exploitation. Via notre formulaire de contact, vous pouvez lier les deux sociétés afin d’être dispensé de faire une déclaration pour votre société de patrimoine ou de management. Vous trouverez ce formulaire de contact dans tous nos canaux de communication.

Non. En raison de votre activité professionnelle spécifique, vous ne pouvez régler que les reproductions sur papier (photocopies et impressions) d’œuvres protégées via Reprobel. Reprobel vous contacte chaque année à cet effet. Vous payez pour cela une rémunération par page, mais les petits copyshops peuvent également payer un forfait par appareil de reproduction.