Reprografie

Voor fotokopieën geldt een wettelijke uitzondering op het auteursrecht en een specifieke wettelijke vergoeding die bij wet en koninklijk besluit is bepaald (art. XI.235-239 en XI.318/1-6 Wetboek van Economisch Recht en twee koninklijke besluiten van 5 maart 2017 in verband met de reprografievergoeding voor auteurs en de bijhorende uitgeversvergoeding). 

Neem je in jouw organisatie in de loop van een referentiejaar fotokopieën van auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden, dan ben je aangifte- en vergoedingsplichtig ten overstaan van Reprobel. Reprobel is hiervoor, als uniek loket, aangesteld bij koninklijk besluit. Heb je tijdens het referentiejaar geen fotokopieën van beschermd werk genomen, dan kan je hiervoor een ‘nulaangifte’ doen door je brutojaarvolume op nul te zetten. Reprobel kan je aangifte wel controleren, en er zijn wettelijke sancties bij laattijdige of onjuiste aangiftes. 

Je doet je reprografie-aangifte voor het referentiejaar dat onmiddellijk voorafgaat aan het aangiftejaar, omdat je pas op het einde van dat referentiejaar zicht hebt op je volledige fotokopievolume. Dat kan op basis van de tellerstanden van je reproductie-apparaten, of op basis van een objectieve inschatting voor apparaten zonder tellerstand. 

Bij een reprografieaangifte betaal je een wettelijke paginavergoeding voor fotokopies van beschermd werk van 0,0554 EUR btw exclusief (btw 6%) voor de auteurs- en uitgeversvergoeding samen. Je zal wel het percentage van auteursrechtelijk beschermde werken in het brutovolume fotokopies objectief moeten inschatten. Als kleinere onderneming kan je ook kiezen voor een ‘gestandaardiseerde aangifte’ voor fotokopies tegen een vaste jaarvergoeding per bediende in VTE: 8, 12 of 20 EUR btw exclusief per referentiejaar, afhankelijk van je tariefcategorie.

In het kader van je reprografie-aangifte kan je ook de prints van auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden regelen via een aanvullende licentie van Reprobel. Daarvoor betaal je een paginatarief van 0,066 euro btw exclusief (btw 6%). Deze licentie is gebaseerd op de innings- en tariferingsregels M.2018.001 van Reprobel. De manier van aangeven is vergelijkbaar met de reprografie-aangifte voor fotokopies (brutovolume, percentage beschermd werk, nettovolume, eventuele nulaangifte), al kan het percentage beschermd werk wel verschillen voor fotokopies en prints.

Heb je in jouw organisatie een papieren persoverzicht, dan moet je dit regelen via Reprobel. Je betaalt daarvoor de paginavergoeding(en) hierboven voor zowel fotokopieën als prints. Het percentage beschermd werk zal bij papieren persoverzichten in veel gevallen wel 100% zijn. Digitale persoverzichten kan je echter niet regelen via Reprobel.

Omwille van hun specifieke activiteit, kunnen copy- en printshops niet intekenen op bizili by Reprobel. Ze regelen de fotokopies en prints van beschermde teksten en beelden in hun onderneming via een specifieke contractuele aangifte bij Reprobel (Innings- en Tariferingsregels M.2018.001). Kleinere copyshops kunnen een jaarlijks forfait betalen per reproductieapparaat, die de volumeaangifte vervangt.

Je hebt op zich de vrije keuze tussen een reprografie-aangifte en bizili by Reprobel, maar je moet die keuze wel zorgvuldig overwegen. Kopieer of deel je in jouw organisatie op een digitale manier teksten of beelden die tot het brede nationale en internationale repertoire van Reprobel behoren, zonder in te tekenen op bizili by Reprobel, dan pleeg je een auteursrechtelijke inbreuk. Die kost vaak een veelvoud van de normale licentievergoeding. Digitale inbreuken kunnen worden getraceerd, bv. via een watermerk of op basis van het IP-adres. 

Reprobel heeft wettelijk de bevoegdheid om je digitale hergebruik te controleren. Ze kan dat doen via haar beëdigde agenten, die controles ter plaatse kunnen doen en proces-verbaal tot bewijs van het tegendeel kunnen opstellen. (art. XI.263, § 3 Wetboek van Economisch Recht). Of een gedetailleerd vragenformulier, waarop je wettelijk verplicht moet antwoorden (artikel XI.261, § 2 Wetboek van Economisch Recht).